Процедура розгляду скарг
1. Загальні положення
1.1. Ця Процедура визначає порядок подання, розгляду та вирішення скарг щодо порушень академічної доброчесності та публікаційної етики.
1.2. Процедура базується на принципах: об’єктивності; неупередженості; конфіденційності; дотримання рекомендацій Committee on Publication Ethics.
1.3. До порушень належать, зокрема: плагіат; фабрикація або фальсифікація даних; подвійна публікація; некоректне авторство; недекларований конфлікт інтересів; порушення процедури рецензування.
2. Подання скарги
2.1. Скарга подається у письмовій (електронній) формі на офіційну адресу редакції.
2.2. Скарга повинна містити: ПІБ заявника та контактні дані; чіткий опис порушення; посилання на матеріал (статтю, рукопис); докази або обґрунтування.
2.3. Анонімні скарги можуть не розглядатися (за винятком випадків, що містять переконливі докази).
3. Первинний розгляд
3.1. Первинний розгляд здійснює головний редактор або уповноважений член редакційної колегії.
3.2. На цьому етапі: перевіряється відповідність скарги предмету розгляду; оцінюється наявність достатніх підстав.
3.3. Термін первинного розгляду – до 5–10 робочих днів .
4. Основний розгляд (експертна перевірка)
4.1. У разі обґрунтованості скарги створюється комісія або залучаються незалежні експерти.
4.2. Під час розгляду: аналізуються матеріали та докази; запитуються пояснення від сторін; можуть залучатися зовнішні фахівці.
4.3. Особа, щодо якої подано скаргу, має право: ознайомлюватися з матеріалами; надавати пояснення; бути присутньою при розгляді справи .
4.4. Термін розгляду – до 30–60 календарних днів.
5. Прийняття рішення
5.1. За результатами розгляду редакційна колегія ухвалює рішення: відхилення скарги; визнання порушення незначним (із рекомендаціями щодо виправлення); визнання суттєвого порушення.
5.2. У разі підтвердження порушення можуть застосовуватись такі заходи: відхилення рукопису; відкликання (ретракція) статті; публікація повідомлення про порушення; інформування установи автора; заборона подання матеріалів на певний строк.
6. Інформування сторін
6.1. Рішення доводиться до відома: заявника; автора(ів); інших зацікавлених сторін (за потреби).
6.2. Усі комунікації здійснюються з дотриманням конфіденційності.
7. Оскарження рішення
7.1. Сторони мають право подати апеляцію протягом 10–14 днів.
7.2. Апеляцію розглядає: головний редактор або розширений склад редакційної колегії / вчена рада (у разі конфлікту інтересів).
7.3. Рішення за апеляцією є остаточним .
8. Принципи забезпечення справедливості: дотримання презумпції невинуватості; уникнення конфлікту інтересів; рівність сторін; документування всіх етапів розгляду; прозорість процедур.
9. Прикінцеві положення
9.1. Процедура є складовою редакційної політики журналу.
9.2. Усі випадки, не передбачені цією процедурою, вирішуються відповідно до рекомендацій Committee on Publication Ethics та чинного законодавства України.
10. Чітка регламентація строків розгляду
10.1. Загальний строк розгляду скарги не повинен перевищувати 60 календарних днів, за винятком складних випадків.
10.2. Встановлюються такі етапи та строки:
Реєстрація скарги Підтвердження отримання 2 робочі дні
Первинний розгляд Оцінка обґрунтованості 5–10 робочих днів
Основне розслідування Експертна оцінк до 30 днів
Прийняття рішення Засідання редколегії до 10 днів
Інформування сторін Повідомлення результатів до 5 днів
10.3. У разі продовження строків заявник інформується з обґрунтуванням причин.
11. Процедура врегулювання конфлікту інтересів редакції
11.1. Конфлікт інтересів виникає, якщо: член редакційної колегії є автором/співавтором; існують наукові, професійні або особисті зв’язки зі сторонами; є фінансова або інституційна зацікавленість.
11.2. У разі виявлення конфлікту: відповідна особа усувається від розгляду справи; призначається незалежний редактор або зовнішній експерт; рішення ухвалюється без участі зацікавленої сторони.
11.3. У складних випадках: матеріали передаються до незалежної етичної комісії університету; або залучаються зовнішні фахівці.
11.4. Усі випадки конфлікту інтересів документуються.
12. Регламент ретракції, виправлення та вираження занепокоєння
12.1. Редакція застосовує такі механізми:
12.1.1. Ретракція (Retracting)
Застосовується у випадках: доведеного плагіату; фальсифікації або фабрикації даних; суттєвих помилок, що спотворюють результати; неетичних досліджень.
Процедура: публікація повідомлення про ретракцію; збереження статті з відповідним маркуванням; індексація ретракції.
12.1.2. Виправлення (Correction / Erratum)
Застосовується, якщо: помилки не впливають на загальні висновки; є технічні або редакційні неточності.
Форма: окрема публікація з виправленням; посилання на оригінальну статтю.
12.1.3. Вираження занепокоєння (Expression of Concern)
Застосовується: якщо розслідування триває; є підозри, але недостатньо доказів.
12.2. Усі дії здійснюються відповідно до міжнародних стандартів публікаційної етики (COPE).
13. Інтеграція політики використання штучного інтелекту
13.1. Автори зобов’язані: декларувати використання інструментів штучного інтелекту; чітко описувати їх роль у дослідженні.
13.2. Забороняється: використання ШІ для генерації фальсифікованих даних; подання ШІ як співавтора; приховане використання ШІ при написанні статті.
13.3. У разі скарг, пов’язаних із використанням ШІ: здійснюється додаткова експертиза перевірка тексту, аналіз даних та оцінка відтворюваності результатів.
13.4. Редакція має право: вимагати первинні дані; вимагати пояснення щодо використання ШІ; відхилити або відкликати статтю.
14. Документування та прозорість
14.1. Усі етапи розгляду скарг фіксуються у внутрішній системі редакції та з можливістю аудиту.
14.2. Редакція забезпечує: прозорість процедур; захист персональних даних; збереження матеріалів розслідування не менше 3 років.
15. Інституційна інтеграція
15.1. Процедура узгоджується з: політикою академічної доброчесності університету; внутрішніми нормативними документами.
15.2. У разі серйозних порушень: матеріали передаються до відповідних органів університету.
